Mileage tracking for employers
✔ Automatic business and private trip registration
✔ Privacy controls for employees
✔ Roles and permissions for managers
✔ Reports ready for finance and tax administration
Company mileage records without compromising employee privacy
Cartracker automatically records trips for employees with company vehicles. Drivers manage business and private use in the app, while roles, permissions and privacy settings determine what the organisation can see.
1. Leg het doel van GPS-tracking vooraf vast
Cartracker holds the Quality Mark for Trip Registration Systems (KRRS) — the official quality label for automatic trip registration in the Netherlands. Every trip is recorded with start and end address, mileage, and trip type: everything the Tax Authorities need for an inspection. For lease drivers and owners of a company car, this means: no discussions afterwards, no reconstructions in Excel, and proof that your trip registration is watertight.
Fully automatic, no hassle
Get in, drive, done. The Cartracker app automatically records every trip — even if you forget to turn it on. Need to switch between business and private afterwards? One tap. This way, you maintain control over your records, without it taking up time.
Save time and money
Less administration means fewer errors and fewer hours of correction work. On top of that, you gain insight into driving behavior, vehicle usage, and costs, allowing you to drive efficiency. In combination with parking without transaction fees, Cartracker pays for itself for many users in no time.
Clear business records. Private trips stay private.
Watertight mileage records with a fiscal quality mark — set up in just a few clicks.
100% watertight trip registration with an official quality mark
Cartracker is certified by the Foundation for Quality Mark for Trip Registration Systems (KRRS), an independent organization that, in cooperation with the Dutch Tax Authorities, assesses trip registration systems for reliability, privacy, and fraud resistance. If you choose Cartracker with installation, your system is immediately certified — all trips are recorded automatically and according to official guidelines.
The result: mileage records that are always ready for inspection, without you having to do any work. No discussions afterwards, no risk of errors, no uncertainty.
Live volgen is ingrijpender dan ritten achteraf bekijken
With Cartracker, all your trips are in one system — whether you have one vehicle or manage an entire fleet. For every trip, the start and end location, distance, duration, and route are automatically recorded, providing a complete and reliable mileage overview.
You can export reports in Excel, PDF, or CSV, or have them sent to you automatically — weekly, monthly, or at a frequency that suits you. One central place where everything is ready for you.
.png)
Zo richt je GPS-tracking van personeel zorgvuldiger in
Employees manage business and private trips in the app or portal. Roles, permissions and privacy settings control which data managers can access, helping employers balance operational insight with employee privacy.
Clear records for the organisation, control for the driver
Trips and mileage are recorded automatically, while drivers can manage private and business classification. Reports can be generated for finance, payroll or tax administration without maintaining separate spreadsheets.
30 dagen gratis proberen
GPS-tracking inzetten met duidelijke privacygrenzen.
Cartracker combineert automatische voertuig- en ritdata met rollen, permissies en privacy-instellingen. Zo blijft zakelijke informatie bruikbaar zonder onnodig inzicht in privéritten.
Lees ook over rittenregistratie en privacy
Verdiep je in de regels voor werknemers, privéritten en een fiscaal sluitende rittenregistratie.
Rittenregistratie werknemers & AVGRittenregistratie Belastingdienst 2026Privacy, AVG & Security✓ Geen betaling vooraf ✓ Vanaf €7 per maand daarna ✓ Maandelijks opzegbaar
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over GPS-tracking van personeel
De belangrijkste praktische vragen voor werkgevers, HR, OR en wagenparkbeheer.
Mag een werkgever een werknemer via GPS volgen?
Dat kan onder voorwaarden. Er moet een duidelijk doel en geldige grondslag zijn, de monitoring moet noodzakelijk en proportioneel zijn en werknemers moeten vooraf worden geïnformeerd.
Is GPS in een bedrijfsauto een personeelsvolgsysteem?
Dat kan. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt GPS-systemen in (vracht)auto’s expliciet als voorbeeld van systemen die geschikt kunnen zijn voor waarneming of controle van werknemers.
Moet de OR instemmen met GPS-tracking?
Bij regelingen voor personeelsgegevens en personeelsvolgsystemen heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht. Laat daarom vooraf beoordelen of de voorgenomen GPS-regeling daaronder valt.
Mag een werkgever personeel continu live volgen?
Continue live monitoring is zeer ingrijpend en vraagt een sterke onderbouwing. De werkgever moet aantonen dat dit noodzakelijk is voor het concrete doel en dat een minder ingrijpende oplossing niet volstaat.
Mag een werkgever privéritten zien?
Privéritten vragen extra terughoudendheid. Als details van privéritten niet nodig zijn voor het doel, ligt afscherming voor de hand. De inrichting moet zoveel mogelijk voorkomen dat onnodige privé-informatie zichtbaar wordt.
Is toestemming van de werknemer voldoende?
Meestal niet als enige basis. Door de afhankelijkheidsrelatie tussen werkgever en werknemer is vrije toestemming in een arbeidsrelatie vaak problematisch. De werkgever moet dus zorgvuldig bepalen welke AVG-grondslag daadwerkelijk passend is.
Wanneer is een DPIA nodig voor GPS-tracking?
Een DPIA kan verplicht zijn wanneer de verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert, bijvoorbeeld bij grootschalige of systematische monitoring van werknemers.
Moeten werknemers vooraf worden geïnformeerd?
Ja. Werknemers moeten weten welke gegevens worden verzameld, voor welk doel, wanneer GPS wordt gebruikt, wie toegang heeft, hoe lang gegevens worden bewaard en welke privacyrechten zij hebben.
Hoe lang mogen GPS-gegevens worden bewaard?
Niet langer dan nodig voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Leg bewaartermijnen vooraf vast en voorkom dat locatiehistorie onbeperkt beschikbaar blijft.
Mag GPS-tracking heimelijk worden ingezet?
Structurele heimelijke observatie is niet toegestaan. Incidentele heimelijke controle kan alleen onder strenge voorwaarden aan de orde zijn, bijvoorbeeld bij een concrete verdenking en wanneer minder ingrijpende middelen niet volstaan.
Hoe helpt Cartracker privacy bij GPS-tracking?
Cartracker ondersteunt rollen, permissies en privacy-instellingen waarmee organisaties zakelijke voertuig- en ritinformatie beschikbaar kunnen houden en privéritten zoveel mogelijk kunnen afschermen.