Rittenregistratie werknemers & AVG: wat mag een werkgever zien?
✔ GPS- en ritgegevens zijn persoonsgegevens als ze tot een werknemer te herleiden zijn ✔ Een werkgever moet een duidelijk doel en passende grondslag hebben ✔ Privéritten vragen om extra terughoudendheid en afscherming ✔ Rollen, rechten en privacyschema’s beperken onnodige inzage
Mag een werkgever ritten en locaties van werknemers volgen?
Niet onbeperkt. Locatie- en ritgegevens die aan een werknemer zijn te koppelen vallen onder de AVG. De werkgever moet vooraf bepalen waarom de gegevens nodig zijn, medewerkers duidelijk informeren en niet méér gegevens gebruiken dan voor dat doel noodzakelijk is. Bij systemen die werknemers kunnen volgen kan ook instemming van de ondernemingsraad nodig zijn.
1. Bepaal het doel en welke gegevens echt nodig zijn
Leg vooraf vast waarom rit- of locatiegegevens worden verwerkt. Is het doel fiscale rittenregistratie, planning, veiligheid of wagenparkbeheer? Beperk de gegevens en toegang tot wat voor dat doel nodig is.
2. Informeer medewerkers en regel medezeggenschap
Maak duidelijk welke gegevens worden geregistreerd, wie ze kan zien, hoe lang ze worden bewaard en hoe privéritten worden behandeld. Bij een personeelsvolgsysteem of regeling rond werknemersgegevens kan de ondernemingsraad instemmingsrecht hebben.
3. Richt rollen, rechten en privacy praktisch in
Zorg dat managers alleen zakelijke informatie zien die zij nodig hebben. Gebruik rollen en permissies, scherm privéritten af waar mogelijk en leg procedures vast voor inzage, correcties en rapportages.
Welke gegevens mag een werkgever bij rittenregistratie gebruiken?
Dat hangt af van het doel. Voor fiscale rittenregistratie zijn andere gegevens nodig dan voor planning of wagenparkbeheer. De AVG vraagt dat persoonsgegevens doelgericht en niet ruimer dan noodzakelijk worden verwerkt. Locatiegegevens verdienen extra aandacht omdat ze veel over iemands gedrag en privéleven kunnen vertellen.
Zakelijke ritten en fiscale administratie
Voor fiscale rittenregistratie kan een werkgever ritgegevens nodig hebben om de zakelijke en privékilometers te onderbouwen. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de fiscale situatie en het doel waarvoor de administratie wordt gevoerd.
Locatiegegevens zijn persoonsgegevens
Als GPS- of ritgegevens aan een werknemer kunnen worden gekoppeld, zijn het persoonsgegevens. De organisatie moet daarom bepalen wie toegang heeft, voor welk doel gegevens worden gebruikt en hoe lang ze worden bewaard.
.png)
Zo richt je rittenregistratie AVG-bewuster in
Een goede inrichting begint bij doel, beleid en toegangsrechten. Daarna configureer je het systeem zo dat medewerkers, managers, HR en finance alleen de gegevens zien die zij voor hun rol nodig hebben.
Privéritten registreren zonder privé mee te kijken
Een rittenregistratiesysteem kan nodig zijn voor fiscale administratie of wagenparkbeheer, maar dat betekent niet dat iedere manager alle locatiegegevens hoeft te zien. Met rollen, permissies en privacyschema’s kan de organisatie zakelijke informatie beschikbaar houden terwijl privéritten zoveel mogelijk worden afgeschermd.
.png)
30 dagen gratis proberen
Rittenregistratie invoeren zonder privacy uit het oog te verliezen.
Met Cartracker combineer je automatische rittenregistratie met rollen, permissies en privacy-instellingen. Zo geef je medewerkers duidelijkheid en houdt de organisatie de zakelijke informatie beschikbaar die nodig is.
Start jouw testperiode, bestel nu!✓ Geen betaling vooraf ✓ Vanaf €7 per maand daarna ✓ Maandelijks opzegbaar
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over rittenregistratie, werknemers en AVG
De belangrijkste praktische vragen voor werkgevers, HR, wagenparkbeheer en medewerkers op één plek.
Voldoet Cartracker aan de eisen van de Belastingdienst?
Ja. Cartracker beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen en legt automatisch de ritgegevens vast die nodig zijn voor een sluitende kilometeradministratie.
Welke gegevens registreert Cartracker automatisch?
Cartracker registreert onder andere datum en tijd, vertrek- en aankomstlocatie en de gereden kilometers. Zo wordt je rittenadministratie automatisch opgebouwd terwijl je rijdt.
Kan ik Cartracker zelf installeren?
Ja. Je kunt kiezen voor een Plug & Play-oplossing die je eenvoudig zelf aansluit. Wil je de unit liever volledig laten wegwerken, dan kun je ook kiezen voor professionele inbouw.
Hoe werkt professionele installatie?
Kies je voor professionele installatie, dan ontvang je na je bestelling een link waarmee je direct zelf een afspraak in onze agenda plant. Je kiest de gewenste locatie en een tijdstip dat jou het beste uitkomt. Onze monteur komt naar je toe en bouwt de Cartracker-unit professioneel en uit het zicht in. Daarna is Cartracker direct klaar om je ritten automatisch te registreren.
Kan ik zakelijke en privéritten aanpassen?
Ja. In de Cartracker-app en online portal kun je ritten eenvoudig als zakelijk of privé classificeren en waar nodig aanvullende informatie toevoegen.
Kan ik mijn ritten exporteren voor mijn administratie of accountant?
Ja. Vanuit de online portal kun je ritgegevens en rapportages exporteren en gebruiken voor je eigen administratie of delen met bijvoorbeeld je accountant.
Hoe werkt de gratis testperiode van 30 dagen?
Na je bestelling kun je Cartracker standaard 30 dagen gratis gebruiken. Zo ervaar je in je eigen auto hoe automatische ritregistratie in de praktijk werkt voordat je ervoor betaalt.
Moet ik vooraf betalen?
Nee. Je betaalt de eerste 30 dagen niets. Tijdens het bestellen stel je wel een automatische incasso in. Pas na de gratis testperiode wordt het abonnement automatisch geïncasseerd als je Cartracker blijft gebruiken.
Kan ik Cartracker maandelijks opzeggen?
Ja. Na de gratis testperiode is het abonnement maandelijks opzegbaar.
Kan ik Cartracker meenemen naar een andere auto?
Bij een Plug & Play-unit kun je de unit eenvoudig loskoppelen en in een andere geschikte auto aansluiten. Bij professioneel ingebouwde hardware kan een overbouw nodig zijn.
Werkt Cartracker ook voor meerdere auto's?
Ja. Je kunt Cartracker voor één auto gebruiken én voor meerdere voertuigen. Voor grotere wagenparken biedt Cartracker aanvullende fleetmanagementmogelijkheden vanuit hetzelfde platform.