GPS-tracking, AVG en ondernemingsraad: zo voer je ritregistratie zorgvuldig in

Een GPS- of ritregistratiesysteem kan veel administratief werk besparen. Tegelijk kan het inzicht geven in locaties, routes en voertuiggebruik van medewerkers. Daarom moet een organisatie niet alleen naar de techniek kijken, maar ook naar privacy, medezeggenschap en interne afspraken.

Een GPS-systeem kan een personeelsvolgsysteem zijn

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt een track-en-tracesysteem in bedrijfsauto’s expliciet als voorbeeld van een personeelsvolgsysteem. Dat geldt ook wanneer het systeem niet primair bedoeld is om werknemers te controleren, maar die mogelijkheid technisch wel bestaat.

Heeft de organisatie een ondernemingsraad? Dan heeft de OR in beginsel instemmingsrecht bij een regeling voor een personeelsvolgsysteem. Betrek de OR daarom vroeg in het proces en niet pas wanneer de hardware al in de voertuigen zit.

Begin bij een duidelijk doel

Omschrijf vooraf waarom het systeem nodig is. Mogelijke doelen zijn een fiscale rittenregistratie, efficiënte planning, voertuigbeveiliging, onderhoud, veiligheid of wagenparkbeheer.

Een breed doel als “meer inzicht” is meestal onvoldoende. Hoe concreter het doel, hoe beter kan worden bepaald welke gegevens noodzakelijk zijn, wie ze mag zien en hoe lang ze worden bewaard.

Beoordeel noodzaak en proportionaliteit

De verwerking moet noodzakelijk zijn voor het gekozen doel. Onderzoek daarom of hetzelfde resultaat kan worden bereikt met minder gegevens of een minder ingrijpende werkwijze.

Voor planning kan een actuele voertuiglocatie bijvoorbeeld relevant zijn, terwijl een manager niet automatisch alle historische privéritten hoeft te zien. Rollen en toegangsrechten helpen om dat onderscheid technisch te ondersteunen.

Voer waar nodig een DPIA uit

Bij grootschalige of stelselmatige monitoring van werknemers kan een Data Protection Impact Assessment nodig zijn. In een DPIA worden de privacyrisico’s vooraf in kaart gebracht en worden maatregelen gekozen om die risico’s te verkleinen.

Betrek hierbij de privacyverantwoordelijke, functionaris gegevensbescherming, IT, HR en de ondernemingsraad. Zo wordt de inrichting niet uitsluitend een technisch project.

Leg afspraken vast in een duidelijk protocol

Medewerkers moeten vooraf weten:

• welke gegevens worden verzameld;
• voor welke doelen deze gegevens worden gebruikt;
• wie toegang heeft tot actuele en historische gegevens;
• of en hoe privéritten worden afgeschermd;
• hoe lang gegevens worden bewaard;
• wanneer gegevens wel of niet voor controle worden gebruikt;
• waar medewerkers terechtkunnen met vragen of verzoeken.

Een helder protocol voorkomt dat de praktijk later breder wordt dan oorspronkelijk afgesproken.

Privacyvriendelijke inrichting in Cartracker

Cartracker ondersteunt organisaties met rollen en permissies, zodat gebruikers alleen toegang krijgen tot informatie die voor hun functie nodig is. De inrichting moet aansluiten op de afspraken van de organisatie; technologie neemt die beleidskeuze niet over.

Voor implementatie zijn onder meer privacy- en compliancedocumenten beschikbaar in het Kenniscentrum. Bekijk daarnaast onze uitleg over rittenregistratie, werknemers en AVG en de pagina Privacy, Security & Compliance.

Zorgvuldig invoeren vergroot draagvlak

Weerstand ontstaat vaak niet door de ritregistratie zelf, maar door onduidelijkheid over wat er met de gegevens gebeurt. Een transparante invoering, aantoonbare noodzaak en beperkte toegang maken het systeem beter uitlegbaar en bruikbaarder.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een privacy- of arbeidsrechtdeskundige.